Colaboración con Wilapp para la mejora digital

Desde mayo de 2019, las pymes y autónomos tienen la obligación legal de registrar las horas trabajadas por sus empleados. Hasta aquí, nada nuevo. Sin embargo, con la llegada de 2025 y un cambio normativo reciente, lo que cambia no es el “qué”, sino el “cómo”.

El problema es que durante años muchas pequeñas empresas y negocios de autónomos han cumplido con esta obligación utilizando herramientas informales: plantillas en Excel, firmas en hojas impresas o incluso registros orales entre empleados y empleadores. Esta flexibilidad, que parecía práctica, ha dejado de estar permitida.

Ahora, el registro de jornada laboral debe realizarse en formato digital. Esto significa que cualquier empresa, sin importar su tamaño, debe contar con un sistema digital que permita a los trabajadores fichar online. Este cambio tiene implicaciones importantes:

• Se busca garantizar que el registro sea inmanipulable.
• La Inspección de Trabajo podrá acceder directamente en remoto a los fichajes.
• El incumplimiento puede derivar en sanciones económicas y conflictos laborales.

Este tipo de digitalización, si bien tiene sentido desde el punto de vista del control y la transparencia, es una carga inesperada para miles de pequeños negocios que simplemente intentaban seguir la norma de forma sencilla.

¿Qué riesgo tienen las pymes si no cumplen?

Muchos empresarios piensan que el peor escenario es una multa por parte de Inspección de Trabajo. Y sí, el régimen sancionador sigue vigente, pero el mayor peligro va más allá.

Si una empresa no proporciona una forma digital para fichar, y un trabajador reclama horas extra, la carga de la prueba recae en la empresa. Es decir, si tú como empleador no tienes una app o sistema digital que documente los horarios, el trabajador no tendrá que demostrar que trabajó más horas, sino simplemente alegar que no tuvo medios para registrar su jornada. Esto puede desembocar en:

• Demandas por horas no realizadas.
• Pagos retroactivos sin base comprobable.
• Riesgos reputacionales por incumplimiento legal.

Lo peor es que este tipo de problemas no se limita a grandes empresas. De hecho, afecta con mayor crudeza a pymes y autónomos, que no suelen tener departamentos jurídicos ni sistemas de defensa robustos. Así que, aunque el sistema de control horario digital parezca otro papeleo más, es una herramienta de protección para el empresario tanto como para el trabajador.

¿Cuál es el problema de las soluciones actuales?

La mayoría de las apps y programas que permiten fichar de forma digital son de pago. Y no hablamos de precios simbólicos: muchas herramientas cobran por número de empleados, por acceso a funciones básicas o incluso por almacenamiento de datos.

Algunas situaciones comunes que enfrentan las pymes:

• Tienen que contratar un software que apenas usarán.
• Deben enseñar a sus empleados a fichar en una plataforma compleja.
• En muchas ocasiones, acaban pagando por funciones que no necesitan.

Además, muchas de estas soluciones están pensadas para medianas o grandes empresas. Los autónomos o microempresas quedan desatendidos, teniendo que buscar fórmulas caseras o piratear funcionalidades que deberían ser accesibles.

Y aquí es donde aparece Wilapp, con una propuesta tan sencilla como revolucionaria.

La alternativa gratuita: qué es Wilapp y cómo funciona

En este mar de opciones complejas y de pago, Wilapp ofrece una alternativa completamente gratuita para cumplir con la ley de control horario. No hay letra pequeña. No hay suscripciones ocultas. No hay límites de empleados. Solo una plataforma clara, digital y lista para usar desde cualquier dispositivo.

Wilapp nace como una app de gestión integral para el sector belleza (peluquerías, centros de estética, barberías), pero han liberado su sistema de fichaje para que cualquier pyme o autónomo pueda usarlo sin coste. ¿Por qué? Porque es una forma inteligente de abrir su ecosistema y atraer usuarios a su marketplace de belleza.

Pero aunque su objetivo de largo plazo esté ligado a ese mundo, el sistema de control horario:

• Es independiente del resto de funciones.
• Funciona perfectamente para cualquier sector.
• No obliga al trabajador a registrarse como cliente de belleza.

Dicho de otra forma: puedes usar solo la parte de control horario sin preocuparte de nada más. Ni pagar, ni activar otras funciones.

Cómo usar Wilapp para fichar sin coste y cumplir la ley

Usar Wilapp como sistema de fichaje digital es sorprendentemente sencillo, especialmente si vienes de un Excel o de fichas en papel. Aquí te explico los pasos básicos:

1. Crear tu cuenta como empresa o autónomo

Solo necesitas un correo y unos pocos datos de tu negocio. En minutos puedes tener tu cuenta activa.

2. Añadir a tus empleados

Wilapp no pone límite de trabajadores. Puedes añadir 2 o 20 sin que el sistema se bloquee o te obligue a pagar.

3. Activar el módulo de fichaje

Este módulo está siempre disponible en la app. Tus empleados pueden acceder desde su móvil para marcar entrada, salida y pausas.

4. Generar informes en caso de inspección

Todos los datos se almacenan en la nube, y puedes generar un informe descargable con los fichajes diarios, semanales o mensuales. En caso de inspección, puedes compartir este archivo sin problemas.

5. Establecer políticas internas

Aunque la app es gratuita, tú como empresa decides si fichan al entrar o salir del local, desde móvil, desde una tablet fija, o si deben validar con geolocalización.

6. Soporte si lo necesitas

Wilapp ofrece soporte directo por chat y correo, aunque como sistema gratuito no necesitas mantenimiento técnico. Todo está pensado para que funcione sin dolores de cabeza.

Beneficios extra: mucho más que una simple app de control horario

Aunque el objetivo principal de este artículo es ayudarte a cumplir con la normativa de fichaje digital, es imposible no mencionar lo que hace que Wilapp sea especial: su conexión con el mundo de la belleza.

¿Por qué esto es una ventaja?

Porque si tus empleados están en contacto con este sector (estilistas, peluqueros, barberos, técnicos de uñas, etc.), Wilapp les da acceso a su marketplace de servicios. Aquí pueden:

• Reservar citas con profesionales del sector.
• Descubrir nuevos centros de belleza.
• Conectar con oportunidades laborales si lo desean.

Esto convierte a Wilapp en algo más que una app de fichaje. Es una plataforma viva, que crea puentes entre empresas, trabajadores y un sector en crecimiento.

Y lo mejor: esto no interfiere con el fichaje. Si tu empresa no está relacionada con la belleza, simplemente no usas esa parte. Pero si lo está, encuentras un canal de valor añadido.

Lo que toda pyme debería saber en 2025

La obligatoriedad del control horario digital ya no es opcional ni flexible. Es una realidad que puede traer problemas legales si no se gestiona bien.

La mayoría de las soluciones del mercado son caras, sobredimensionadas o innecesarias para negocios pequeños. Por eso Wilapp destaca: porque es gratuita, funcional, legal y sencilla.

No necesitas ser una gran empresa para cumplir la ley como un profesional. Tampoco necesitas pagar por algo que debería ser accesible. Wilapp entiende eso y ofrece una solución completa sin pedir nada a cambio.

Y si encima tus trabajadores descubren beneficios adicionales en la app, mejor que mejor.

Así que, si aún estás usando papel, hojas de Excel o simplemente ignorando el control horario, es el momento de pasarte a lo digital sin pagar un céntimo.