Si acabas de empezar a trabajar por cuenta propia, una de las primeras dudas que probablemente tengas sea cómo hacer facturas siendo autónomo.
¿Qué datos tienes que incluir? ¿Cómo se calcula el IVA? ¿Hay que aplicar IRPF? ¿Cómo numerarlas? ¿Puedes hacerlas manualmente o necesitas un programa de facturación?
En esta guía te explicamos los aspectos fundamentales para empezar a facturar correctamente y organizar mejor la gestión de tu actividad.
Nota: la fiscalidad puede variar según la actividad, operación y situación particular de cada autónomo. Ante dudas sobre IVA, IRPF o exenciones aplicables, consulta con un asesor fiscal.
¿Un autónomo está obligado a emitir facturas?
Con carácter general, empresarios y profesionales deben expedir factura y conservar una copia por las entregas de bienes y prestaciones de servicios realizadas durante su actividad. Existen particularidades y excepciones dependiendo del régimen y del tipo de operación.
Por tanto, aprender a emitir y organizar correctamente tus facturas es una parte fundamental de la gestión como autónomo.
¿Qué datos debe incluir una factura de autónomo?
Según la Agencia Tributaria, una factura ordinaria debe contener determinados datos obligatorios. Entre los principales encontramos:
- Número y, cuando corresponda, serie de la factura.
- Fecha de expedición.
- Nombre y apellidos o razón social.
- NIF.
- Datos correspondientes del destinatario cuando sean exigibles.
- Descripción de los productos o servicios.
- Base imponible.
- Tipo impositivo aplicado.
- Cuota tributaria correspondiente.
- Fecha de realización de la operación cuando sea diferente de la fecha de expedición.
Dependiendo del tipo de operación pueden ser necesarias menciones adicionales, por ejemplo cuando existe una exención de IVA o inversión del sujeto pasivo.
Cómo hacer una factura siendo autónomo paso a paso
Veamos un ejemplo sencillo.
1. Asigna un número a la factura
Las facturas deben seguir una numeración correlativa dentro de cada serie.
Por ejemplo:
2026-001
2026-002
2026-003
No deberías asignar números aleatoriamente a cada nueva factura.
2. Introduce tus datos
Identifica correctamente quién está emitiendo la factura.
Normalmente aparecerán datos como:
Nombre y apellidos / nombre comercial
NIF
Domicilio fiscal
3. Añade los datos del cliente
Incluye los datos del destinatario que correspondan según el tipo de factura y operación.
Si facturas habitualmente a otras empresas o profesionales, disponer de una ficha de cliente actualizada te ahorrará tener que introducir la misma información continuamente.
4. Describe el producto o servicio
La factura debe permitir identificar qué estás cobrando.
Por ejemplo:
Servicio de tratamiento facial – 60 €
o:
Servicio de peluquería – Coloración – 45 €
Evita descripciones excesivamente ambiguas cuando sea necesario identificar correctamente la operación.
5. Calcula la base imponible
La base imponible es el importe sobre el que se calcula el impuesto correspondiente.
Por ejemplo:
Servicio: 100 €
Base imponible: 100 €
A partir de ahí se aplicarán los impuestos que correspondan según tu actividad y operación.
¿Cómo se calcula el IVA de una factura?
Cuando la operación está sujeta a IVA, debes aplicar el tipo correspondiente.
Supongamos, únicamente como ejemplo, una operación cuya base imponible sea de 100 € y a la que corresponda un IVA del 21 %:
Base imponible: 100 €
IVA (21 %): 21 €
Total: 121 €
No todas las actividades ni operaciones tienen necesariamente el mismo tratamiento fiscal. Por eso debes comprobar qué tipo de IVA corresponde específicamente a tu actividad.
¿Cuándo lleva IRPF una factura de autónomo?
Esta es otra de las dudas frecuentes.
El IRPF no debe añadirse automáticamente a todas las facturas por el simple hecho de ser autónomo.
La obligación de practicar una retención y su porcentaje dependerán, entre otros factores, del tipo de actividad y del destinatario de la operación.
Por eso, si no tienes claro si tus facturas deben incluir retención de IRPF, es recomendable comprobar tu situación particular con tu asesoría.
Ejemplo sencillo de factura de autónomo
Imaginemos una operación de 100 € a la que corresponda un IVA del 21 %, sin entrar en posibles retenciones:
Factura: 2026-025
Fecha: 05/10/2026
Concepto: Servicio profesional
Base imponible: 100,00 €
IVA 21 %: 21,00 €
TOTAL: 121,00 €
A este contenido habría que añadir los datos obligatorios del emisor y destinatario que correspondan.
¿Cuándo debes emitir una factura?
El plazo depende del destinatario y del tipo de operación.
Por ejemplo, con carácter general, cuando el destinatario no es empresario o profesional, la factura se expide al realizar la operación. Cuando el destinatario actúa como empresario o profesional, existen supuestos en los que puede expedirse antes del día 16 del mes siguiente al devengo.
Por eso es recomendable no acumular facturas pendientes y mantener la facturación actualizada.
¿Tengo que guardar las facturas?
Sí.
Los empresarios y profesionales tienen obligaciones de conservación tanto sobre las facturas recibidas como sobre las copias de las facturas expedidas. La normativa permite cumplir esta obligación utilizando medios electrónicos siempre que se respeten los requisitos correspondientes.
Una buena organización digital puede evitar tener documentos repartidos entre carpetas, correos electrónicos y archivos diferentes.
Errores frecuentes al hacer facturas como autónomo
Al empezar es relativamente fácil cometer errores como:
- Olvidar numerar correctamente las facturas.
- Introducir datos incorrectos del cliente.
- Aplicar impuestos sin comprobar cuáles corresponden.
- No diferenciar correctamente base imponible, impuestos y total.
- Perder facturas emitidas.
- Tener la información repartida entre diferentes documentos.
- Dejar toda la facturación para final de trimestre.
Cuanto mayor sea el número de clientes y operaciones, más complicado resulta gestionar todo manualmente.
¿Puedo hacer mis facturas en Word o Excel?
Una plantilla puede parecer suficiente cuando emites muy pocas facturas.
Sin embargo, a medida que aumenta el volumen de trabajo aparecen varios inconvenientes:
- Tienes que introducir datos repetidamente.
- Debes controlar manualmente la numeración.
- Resulta más fácil cometer errores.
- La información de clientes queda separada.
- Consultar el histórico puede resultar más lento.
- La gestión se vuelve menos eficiente.
Además, si utilizas un sistema informático de facturación, debes tener en cuenta los requisitos normativos que le resulten aplicables.
Por eso, para una actividad profesional estable suele resultar más práctico utilizar un programa específico.
Si esta es tu necesidad, consulta nuestra guía sobre programas de facturación para autónomos fáciles y económicos.
Así mantenemos separadas ambas intenciones: este artículo explica cómo hacer una factura, mientras que el anterior responde a quien está buscando qué programa utilizar para facturar.
VERI*FACTU y autónomos: ¿qué debes saber?
La facturación está viviendo un importante proceso de digitalización.
Los nuevos requisitos para los sistemas informáticos de facturación afectan al modo en que determinados programas deben generar y conservar los registros de facturación.
Tras la ampliación de los plazos, la Agencia Tributaria indica que las demás empresas y autónomos afectados que utilicen sistemas informáticos de facturación deberán adaptarse antes del 1 de julio de 2027.
Existen dos modalidades previstas para los sistemas adaptados:
VERI*FACTU: remite automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria.
NO VERI*FACTU: no realiza esa remisión automática, pero debe cumplir los requisitos establecidos para garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros.
Por tanto, si vas a elegir un software para gestionar tu actividad, conviene valorar también su adaptación a la normativa de facturación.
Facturación y gestión: mejor si están conectadas
Si eres un profesional que trabaja directamente con clientes, hacer facturas puede ser solo una pequeña parte de tu gestión diaria.
También tienes que:
- Gestionar citas.
- Organizar clientes.
- Controlar servicios.
- Realizar cobros.
- Enviar recordatorios.
- Consultar tu agenda.
- Gestionar productos o stock.
Utilizar diferentes herramientas para cada tarea puede terminar complicando el trabajo.
Con Wilapp puedes centralizar facturación, clientes, agenda y otras áreas de gestión desde una misma plataforma.
De esta forma, este artículo mantiene su objetivo informativo sobre cómo facturar siendo autónomo, mientras que la página principal de Wilapp concentra la intención comercial relacionada con el software de gestión completo.
Si trabajas con citas, conecta también tu facturación con tu agenda
Esto es especialmente interesante para autónomos de peluquería, estética, barbería, fisioterapia, tatuaje, bienestar y otros sectores que trabajan mediante cita previa.
En estos negocios, el proceso está conectado:
Cliente → cita → servicio → cobro → facturación.
Centralizarlo evita tener que duplicar continuamente información entre diferentes aplicaciones.
Si tu principal problema es organizar las reservas, puedes ampliar información en nuestra guía sobre cómo organizar las citas de tu negocio.
Preguntas frecuentes sobre facturación para autónomos
¿Qué necesito para hacer una factura como autónomo?
Debes incluir los datos obligatorios que correspondan, como numeración, fecha, identificación, descripción de la operación, base imponible y los impuestos aplicables.
¿Todas las facturas llevan IVA?
No necesariamente. El tratamiento del IVA depende de la actividad y de la operación realizada. Existen operaciones exentas y regímenes con particularidades.
¿Todas las facturas de autónomos llevan IRPF?
No. La aplicación de retenciones depende del tipo de actividad y de la operación. No debe aplicarse automáticamente por el simple hecho de ser autónomo.
¿Puedo utilizar un programa para hacer mis facturas?
Sí. De hecho, utilizar un software puede simplificar la numeración, gestión de clientes y organización de las facturas. Si utilizas un sistema informático de facturación, debes asegurarte de que cumple los requisitos legales que le sean aplicables.
¿Qué programa puedo utilizar si además gestiono clientes y citas?
Si trabajas con cita previa, una solución integral puede resultar más práctica que utilizar varias herramientas independientes. Wilapp permite gestionar facturación, clientes, agenda y otras tareas desde un mismo entorno.
Conclusión: hacer facturas como autónomo puede ser más sencillo
Aprender cómo hacer facturas siendo autónomo es una de las primeras tareas administrativas que debes dominar al iniciar tu actividad.
Recuerda:
1. Numera correctamente las facturas.
2. Incluye los datos obligatorios.
3. Describe correctamente el servicio o producto.
4. Aplica los impuestos que correspondan a tu situación.
5. Mantén tus facturas organizadas y conservadas.
6. Utiliza herramientas que te ayuden a reducir tareas manuales.
Y si además trabajas con clientes y citas, centralizar la facturación con el resto de la gestión puede ahorrarte todavía más tiempo.
Con Wilapp puedes reunir facturación, clientes y agenda en una misma plataforma para simplificar el día a día de tu negocio.
